THÔNG TIN HỮU ÍCH VỀ ĐĂNG KÝ CHỮ KÝ SỐ

THÔNG TIN HỮU ÍCH VỀ ĐĂNG KÝ CHỮ KÝ SỐ

MỘT DOANH NGHIỆP ĐƯỢC PHÉP ĐĂNG KÝ BAO NHIÊU CHỮ KÝ SỐ

Hiện nay, hầu hết mọi người đều cho rằng doanh nghiệp chỉ được cấp phép một chữ ký số. Tuy nhiên, cách hiểu này chưa đúng. Doanh nghiệp không bị giới hạn số lượng chữ ký số. Đăng ký và sử dụng bao nhiêu chữ ký số hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đăng ký cho mỗi dịch vụ công một chữ ký số khác nhau. Ví dụ: Kê thai thuế đăng ký chữ ký số A Dịch vụ nộp thuế đăng ký chữ ký số B Khai tờ BHXH đăng ký chứng thư số C Kê khai Hải quan đăng ký chữ ký số D,…Như vậy, một doanh nghiệp được phép đăng ký nhiều chữ ký số. Hiện chưa có quy định áp dụng về số lượng chữ ký số tối đa của doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp sử dụng chữ ký số Đối với các dịch vụ công trực tuyến, doanh nghiệp được cấp duy nhất 01 tài khoản. Nếu trong trường hợp doanh nghiệp quên, mất mật khẩu dịch vụ nộp tờ khai thuế, khai BHXH, nộp thuế trực tuyến thì doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số để lấy lại mật khẩu của tài khoản. Hoặc trong trường hợp doanh nghiệp cần thay đổi chữ ký số của tài khoản cũng có thể thao tác trực tuyến đơn giản. Tuy nhiên, với tài khoản Hải quan, khi doanh nghiệp mất, quên mật khẩu hoặc hết hạn chữ ký số thì doanh nghiệp phải gửi yêu cầu bằng văn bản lên Hải quan quốc gia. Bộ văn bản này bao gồm:

  • Giấy phép đăng ký kinh doanh (photo có công chứng)
  • CMND giám đốc (photo có công chứng)
  • Công văn yêu cầu cập nhật thông tin và lấy lại tài khoản Doanh nghiệp chờ Hải quan xác nhận, phê duyệt sẽ lấy lại được tài khoản quản trị.

DOANH NGHIỆP THAY ĐỔI GIÁM ĐỐC CÓ PHẢI THAY ĐỔI CHỮ KÝ SỐ KHÔNG

Những trường hợp chỉ cần cập nhật thông tin chữ ký số Cập nhật thông tin chữ ký số là khi doanh nghiệp có một số thay đổi nhất định nhưng không ảnh hưởng nhiều đến quá trình sử dụng chữ ký số. Trong những trường hợp, doanh nghiệp chỉ cần chủ động liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để cập nhật thông tin chữ ký số.

  • Doanh nghiệp đổi tên nhưng giữ nguyên mã số thuế cũ
  • Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh

Những trường hợp cần mua mới chữ ký số Mua mới chữ ký số là khi doanh nghiệp có những thay đổi ảnh hưởng đến quá trình sử dụng chữ ký số, chữ ký số cũ không còn giá trị pháp lý nếu doanh nghiệp tiếp tục sử dụng. Những trường hợp cụ thể dưới đây doanh nghiệp cần mua mới chữ ký số.

  • Doanh nghiệp thay đổi mã số thuế mới hoàn toàn
  • Doanh nghiệp mở thêm chi nhánh và công ty con.

Những trường hợp không cần thay đổi chữ ký số Trong một số trường hợp, dù có sự thay đổi những doanh nghiệp không cần cập nhật thông tin chữ ký số.

  • Doanh nghiệp thay đổi giám đốc/ người đại diện
  • Thay đổi vốn điều lệ/ thay đổi ngành nghề kinh doanh

Như vậy, có thể thấy nếu doanh nghiệp thay đổi giám đốc sẽ không cần mua mới chữ ký số. Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng chữ ký số cũ như bình thường.

HƯỚNG DẪN CÁCH XỬ LÝ KHI BỊ MẤT CHỮ KÝ SỐ USB TOKEN

1️⃣ Mất USB Token nhưng không nhớ mật khẩu đăng nhập ở Website của Tổng cục thuế

Bước 1: Khôi phục lại mật khẩu

  • Để lấy lại được mật khẩu để đăng nhập vào Tổng cục thuế, Hải quan, BHXH,… người dùng cần tới chi cục Thuế quản lý, cung cấp những thông tin cần thiết để chứng minh và đề nghị cơ quan Thuế cấp lại mật khẩu mới;
  • Nếu doanh nghiệp khai qua các trang trung gian thì bạn cần liên hệ với các trang web trung gian để tạm thời khóa tài khoản. Sau đó yêu cầu được cấp lại mật khẩu đăng nhập vào website của Tổng cục thuế;

Bước 2: Làm lại USB TokenSau khi lấy lại được mật khẩu đăng nhập như đã hướng dẫn ở bước 1, người dùng cần liên hệ với nhà cung cấp để làm thủ tục cấp lại thiết bị USB Token mới.

2️⃣ Bị mất USB Token nhưng không nhớ thời gian sử dụng

Bước 1: Liên hệ với nhà cung cấpCần cung cấp cho đơn vị cung cấp USB Token mã số thuế và thời gian sử dụng chữ ký số để được cấp 1 USB token khác với thời gian xử dụng mới.

Bước 2: Cài đặt USB token mới và tiến hành sử dụngNếu người dùng bị mất USB token mà không thuộc 2 trường hợp trên thì cần cung cấp các hồ sơ pháp lý cần thiết như: bản sao giấy phép kinh doanh, CMND của người đứng đầu doanh nghiệp cho đơn vị chứng thực chữ ký số để được cấp lại.

Hiện nay , VINATECH tự hào là nhà cung cấp và hỗ trợ khách hàng hiệu quả, cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm. Được sự tin tưởng và đánh giá cao về chất lượng dịch vụ và chất lượng phục vụ từ khách hàng.

CÁCH SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ TẠI NHÀ HIỆU QUẢ

1️⃣ Đảm bảo chữ ký số đáp ứng được khả năng kết nối

Chữ ký số sử dụng thành công khi có khả năng kết nối tốt với máy tính và các phần mềm khác như hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, kê khai thuế,… Nếu không kết nối được hoặc gặp lỗi trong quá trình kết nối thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ làm việc.

  • Để tránh xảy ra tình trạng này, doanh nghiệp nên trang bị phần mềm chữ ký số chất lượng và được cung cấp bởi công ty uy tín. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên chọn chữ ký số thuộc một nhà cung cấp với các phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử,… Bởi các phần mềm cùng thuộc một hệ sinh thái thường có khả năng tích hợp trực tiếp với độ tương thích cao, hạn chế rủi ro về kết nối hoặc bảo mật.

2️⃣ Đảm bảo chữ ký số vẫn đang trong thời hạn sử dụng

  • Tùy thuộc vào điều khoản hợp đồng giữa đơn vị cung cấp và doanh nghiệp mà thời hạn sử dụng của chữ ký số sẽ khác nhau. Doanh nghiệp cần kiểm tra xem chữ ký số của bên mình còn hạn sử dụng hay không và còn hạn trong bao lâu nữa. Nếu chữ ký số đã hoặc sắp hết hạn, doanh nghiệp phải gia hạn chữ ký số. Nếu không thì phải xóa chữ ký số đang dùng và đăng ký một chữ ký số mới để hoạt động không bị gián đoạn.

3️⃣ Chuẩn bị đủ số lượng USB token cần thiết

  • Làm tại nhà không thể tránh khỏi tình trạng nhiều nhân sự cùng có nhu cầu sử dụng chữ ký số cùng một lúc. Chính vì vậy, giải pháp tối ưu và hiệu quả nhất đó chính là doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ số lượng USB token cần thiết cho nhân viên thường xuyên sử dụng. Mục đích nhắm giúp việc ký số không bị gián đoạn, đảm bảo an toàn trong mùa dịch.

4️⃣ Đảm bảo được hỗ trợ kịp thời khi gặp khó khăn trong quá trình ký số

  • Doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín, có đội ngũ nhân viên hỗ trợ nhiệt tình, có chuyên môn sâu sẵn sàng trợ giúp và giải đáp những thắc mắc, khắc phục khó khăn trong quá trình sử dụng chữ ký số. Hiện nay , VINATECH tự hào là nhà cung cấp và hỗ trợ khách hàng hiệu quả, cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm. Được sự tin tưởng và đánh giá cao về chất lượng dịch vụ và chất lượng phục vụ từ khách hàng.

Doanh nghiệp có nhu cầu về Chữ ký số hoặc Hóa đơn điện tử. Vui lòng tham khảo chi tiết tại

HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VNPT

CHỮ KÝ SỐ ĐIỆN TỬ VNPT